PL|
Produkty i usługi
Wybierz stronę
Produkty i usługi O PWPW Nowe technologie Informacje i ogłoszenia Kontakt Newsletter top
Archiwum
Dokument jaki jest każdy widzi…, a jaki będzie?

Prawo posługuje się pewnym słownictwem, aparatem pojęciowym, który nie jest ani dostatecznie precyzyjny, ani nawet jednakowo rozumiany przez osoby odczytujące przepisy prawa... Niniejszy artykuł jest próbą wprowadzenia pewnego porządku, niezbędnego do odróżnienia dokumentu od innego obiektu, formy od postaci...

Administracji – a administracji publicznej w szczególności – nie potrafimy sobie wyobrazić bez dokumentów. Papierowych oczywiście. Ich widok w różnego rodzaju urzędach, biurach wydaje się tak naturalny, że nikogo nie dziwi ani nie razi. Stosy kartek papieru zalegających na biurkach są normą; szafy, regały pełne segregatorów, mnóstwo biurowych rekwizytów (spinaczy, zszywaczy, dziurkaczy, długopisów, pieczątek itp.) – wszystko to razem tworzy specyficzną atmosferę biura lub urzędu. Warto zwrócić uwagę na perfekcyjnie wyćwiczone ruchy pracowników stawiających pieczątki na dokumentach, składających podpisy (często nieczytelne i skrócone), szybkość, z jaką to czynią – i zastanowić się: Co ci ludzie tak naprawdę robią? Jaki jest cel tych czynności? Czy przyłożone do papieru pieczątki zabezpieczają dokument przed zmanipulowaniem (sfałszowaniem), czyli modyfikacją jego treści już po podpisaniu przez uprawnioną do tego osobę? Jaki jest sens stosowania pieczątek imiennych? Przede wszystkim chodzi o umieszczenie w okolicach podpisu (zazwyczaj nieczytelnego bazgroła) czytelnego imienia, nazwiska oraz stanowiska osoby, która ów podpis złożyła. Ponadto pieczęć imienna (kolorowa) ma stwarzać wrażenie autentyczności dokumentu. Zdarzają się często sytuacje, w których podmioty odbierające dokumenty życzą sobie, by podpisy wykonane były niebieskim kolorem, by nie wyglądały jak kserokopie.

Czy osoba otrzymująca pocztą taki opieczętowany i podpisany dokument może mieć pewność co do tożsamości osoby, która ów dokument podpisała, albo, co do integralności dokumentu?

Zwróćmy jednak uwagę, jak traktowane jest pismo przesłane na papierze, podpisane długopisem, a jak takie samo pismo (identyczna treść – znak w znak, w sensie brzmienia) przesłane środkami komunikacji elektronicznej. Pismo wyjęte z koperty przesłanej pocztą „papierową” podpisane długopisem będzie traktowane jako wiarygodny oryginał, mimo iż nie wiadomo, kto ów długopis dzierżył w dłoni. Możemy stwierdzić z prawdopodobieństwem bliskim pewności, że podpis został złożony np. długopisem, ale nie mamy żadnej pewności, czy podpis złożyła ta czy inna osoba. Na to pytanie uzyskalibyśmy odpowiedź po przeprowadzeniu badania przez eksperta dokumentów.1 Czy dopuszczamy sytuację, w której podajemy w wątpliwość każde dostarczone pocztą „papierową”, a więc za pośrednictwem osób trzecich, pismo? Jeśli pismo nie zostało podpisane w naszej obecności przez osobę, której tożsamość wcześniej sprawdziliśmy na podstawie dowodu osobistego, to pismo takie nie powinno być traktowane jako wiarygodne. Ale w praktyce jest, bo milcząco uznajemy, że dokument papierowy dostarczony przez pocztę czy gońca jest oryginalny, podpisany własnoręcznie przez wnioskodawcę. Tak nam wygodnie. Badanie autentyczności podpisu przeprowadza się dopiero wtedy, gdy jakieś zdarzenia lub znaki zasugerują, że dokument został sfałszowany lub jest fałszywy…2 Można zadać pytanie: Dlaczego dzisiaj jeszcze różne podmioty domagają się dokumentów w postaci papierowej, a bronią się przed przyjmowaniem dokumentów elektronicznych?3 Albo, dlaczego żądają jednych i drugich (nie zamiast, lecz właśnie dodatkowo)? Najczęściej powodem jest chęć otrzymania nadających się do bezpośredniego przejrzenia ujętych w rękę papierów, bez użycia dodatkowych narzędzi, oraz perspektywa kontroli zewnętrznej. Z kolei dokumenty w postaci elektronicznej nadają się do łatwego magazynowania, do przeszukiwania elektronicznego, do przesyłania środkami komunikacji elektronicznej. Jeśli o dokumenty elektroniczne chodzi, dość powszechny jest jeszcze brak umiejętności rozpoznawania, co jest dokumentem, a co nie, jak należy takie dokumenty zabezpieczać, co to jest podpis elektroniczny i jakie spełnia funkcje.

Na potrzeby tego artykułu posługiwać się będę pojęciami „dokument papierowy”, „dokument w postaci papierowej”, „dokument elektroniczny” lub „dokument w postaci elektronicznej”. Zwracam uwagę, że celowo i świadomie nie używam sformułowania „w formie”, lecz „w postaci”. Różnica jest zasadnicza. Postać, bowiem jest czymś innym niż forma, jest jej materializacją. Forma jest działaniem – i nie w każdej sytuacji musi być utrwalona, czyli nie zawsze musi przyjąć trwałą postać. Postać jest materialną reprezentacją przekazu, swoistym nośnikiem przekazywanej treści, bez względu na jej rodzaj, formę i format.

Dochodzimy tu do sedna sprawy. Istotną cechą dokumentu jest bowiem jego utrwalenie, np. przez utrwalenie treści, która jest sama w sobie niematerialna, ulotna jak – mówiąc potocznie – słowo rzucone na wiatr. Dopiero utrwalenie tej treści, czyli związanie jej z jakimś materialnym nośnikiem (kartką papieru, taśmą magnetyczną, dyskiem magnetycznym lub optycznym itp.) powoduje, że może stać się ona dokumentem. Jak długo w administracji posługiwano się dokumentem papierowym, tak długo problemy, o których piszę, w ogóle nie występowały. Można było utożsamiać formę z postacią, a jeśli już była mowa o formacie, to dotyczył on co najwyżej wymiarów kartki papieru (np. format A4). W momencie pojawienia się pojęć „dokument elektroniczny”, „dane w postaci elektronicznej” czy „podpis elektroniczny” problemy – i to ogromne – pojawiły się samoistnie.

Pierwszy z nich to problem rozłączności środowisk, w których tworzona, przekazywana i przechowywana jest informacja czy dane. Papier jest nośnikiem informacji, transporterem, przedmiotem, na którego powierzchni za pomocą materiału kryjącego (tusz, atrament, toner, farba drukarska itp.) nanoszone są znaki pisma, obrazy związane z tym nośnikiem na stałe. Ale sam papier nie jest pismem – jest tylko jego nośnikiem! Dlatego powszechnie – i to w przepisach prawa – używane sformułowanie „na piśmie” jest skrótem myślowym, który jednak powszechnie rozumiany jest jako pismo utrwalone na papierze. Co ciekawe, gdyby ową treścią był obraz, grafika – to także po wydrukowaniu będzie to „na piśmie, czarne na białym”.

W środowisku papierowym oryginalność jest ściśle związana nie tyle z treścią, ile z nośnikiem. Na ten temat bardzo wiele mogliby powiedzieć archeolodzy, archiwiści i historycy zajmujący się badaniem przedmiotów. Starodruki, różnego rodzaju dokumenty archiwalne są właśnie takim rodzajem dokumentów, których wartość w ogromnej mierze związana jest z ich materialną substancją. Co ciekawe – a na co mało kto zwraca uwagę – przed wynalezieniem druku umiejętność pisania nie była powszechna, egzemplarze pism i ksiąg były pojedyncze, wszystkie były oryginałami w rozumieniu liczebności. Jeśli wykonywano kopię – to zawsze istniały mniej lub bardziej widoczne różnice pozwalające odróżnić ją od oryginału, gdyż właśnie owe różnice stanowiły o mniejszym lub większym znaczeniowo odstępstwie treści. Nie było technicznej możliwości stworzenia kopii nieodróżnialnej od oryginału, jeżeli istniał i był dostępny.

W środowisku elektronicznym jest zupełnie inaczej – kopia cyfrowa jest konkretnym zbiorem – sekwencją zer i jedynek, dwóch stanów namagnesowania nośnika, dwóch stanów struktury powierzchni odbijającej lub rozpraszającej światło itd…. W środowisku papierowym nośnik był gwarantem integralności i niezmienności treści, gdyż znaków naniesionych na ten nośnik nie można było bez pozostawienia śladów usunąć; w środowisku elektronicznym takim gwarantem integralności treści stał się podpis elektroniczny – a treść została zupełnie uniezależniona od nośnika… Oznacza to, że można oryginał treści przenosić w różny sposób między odległymi miejscami bez zajmowania się materialnym nośnikiem. Co istotne – kopia będzie identyczna z oryginałem. Co jeszcze istotniejsze – i mające kluczowe znaczenie – możliwość oddzielenia treści od jej nośnika doprowadziła do powstania warunków niezniszczalności treści. Wiąże się to z możliwością przenoszenia jej w odpowiednim czasie na kolejne nośniki z uwagi na naturalną degradację tych nośników.

Nie istnieją nośniki absolutnie trwałe – każdy z nich po pewnym czasie ulega degradacji, samoistnemu lub wywołanemu eksploatacją zniszczeniu. Papier żółknie, staje się kruchy i łamliwy. Dyski optyczne czy magnetyczne również tracą użyteczność, degradują się – chociaż w inny sposób. Z uwagi na postęp techniczny i tworzenie nowych urządzeń do zapisu i odczytu, stare nośniki w pewnym momencie nie dają się odczytać – bo brak urządzenia, w którym byłoby to możliwe. Kto dzisiaj ma w swoich zasobach dyskietki 5,25” i chce je odczytać, a nie ma już w komputerze stacji do odczytu takich dyskietek – ma problem podobny do problemu archeologa, który odkrył tabliczkę pokrytą znakami zupełnie nieznanego pisma … Jest nośnik, jest jakaś zawartość – być może bardzo ważna treść – ale nie można jej odczytać.

Ma to także istotne znaczenie ekonomiczne. Zastosowanie dokumentów elektronicznych w miejsce papierowych pozwalałoby zlikwidować koszty będące pochodnymi zastosowania papieru jako nośnika. Są to koszty niewyobrażalne i, jak wspomniałem, nie chodzi tu wcale o papier, którego koszt można pominąć przy kosztach pochodnych jego użycia jako nośnika treści. Chodzi o czas tracony na poszukiwanie, a często tworzenie od nowa treści czy informacji, które w środowisku papierowym – z uwagi na niemożność maszynowego przeszukiwania – po prostu giną… Chodzi o koszty przechowywania i transportu. Miarą składowania dokumentów w archiwach są metry i kilometry bieżące półek. Różne zdarzenia, takie jak wojny, pożary i powodzie czyniły spustoszenia w zbiorach, niszcząc naturalne ich powiązania i relacje, dekompletując zasoby.

W środowisku elektronicznym treści daje się ocalić na różne sposoby. Po pierwsze – przez zwielokrotnienie. Tworzenie kopii jest szybsze, tańsze i niewymagające bardzo kosztownej w utrzymaniu przestrzeni (w sensie kartezjańskim, trójwymiarowej przestrzeni magazynów z regałami).

Po drugie – rozproszenie. Treści wymagające zabezpieczenia można terytorialnie tak rozproszyć, że ich zniszczenie stanie się fizycznie niemożliwe. Warto w tym kontekście zastanowić się nad tzw. dziedzictwem narodowym i problemami archiwistów. Zalewa ich powódź papierowych dokumentów masowo produkowanych przez administrację – z jej wysokowydajnymi drukarkami. Papier kserograficzny obecnie stosowany ma niską trwałość ocenianą na 130-150 lat – potem staje się tak kruchy, że rozsypuje się w palcach.

I powstaje zasadnicze pytanie: Co powinno być przedmiotem ochrony: treść przekazanych do archiwów dokumentów czy papier, na którym ta treść została zapisana? Odpowiedź jest oczywista – treść. Szczególnie, że dla przyszłych pokoleń wiedza o rodzaju stosowanego papieru będzie zdecydowanie mniej istotna niż treści na tym papierze zapisane, świadczące o naszej działalności, problemach społecznych, kulturze itd. Z tego powodu ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach45 Rozporządzenie to wprowadza także pojęcie „paczki archiwalnej”.

Skoro doszliśmy już do konstatacji, że to treść jest istotna, a nie jej nośnik, spróbujmy zgłębić formę – czyli sposób przekazywania treści (informacji, danych, obrazów). Forma pisemna – to wyrażenie przekazywanej treści za pomocą pisma, a więc znakami należącymi do jakiegoś znanego alfabetu, słowami należącymi do znanego języka, zapisanymi w sposób umożliwiający zapoznanie się i zrozumienie treści przekazu bez dodatkowych działań ze strony twórcy tego przekazu. Forma audialna – to wyrażenie przekazu dźwiękiem, słowami. Forma graficzna – to przekazanie informacji za pomocą obrazu (np. znak drogowy, mapa, zdjęcie).

Jak wynika z tych rozważań, forma i postać są odrębnymi pojęciami – i występują obok siebie w odniesieniu do tego samego bytu. Dlaczego tak drobiazgowo zajmujemy się nimi? Przyczyna jest prosta – odmienne rozumienie pojęć przez różne grupy zawodowe czy różnych uczestników pewnych procesów przepływu informacji prowadzi do nieporozumień, a także znaczącego wzrostu kosztów przetwarzania informacji czy prowadzenia działalności. Niech przykładem będą cytaty z niektórych, aktualnie obowiązujących przepisów. W rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej z 27 czerwca 2006 r. (Dz.U. Nr 115, poz. 781) znajdujemy:

§ 13. 1. Dysponenci środków budżetu państwa przekazują do Ministerstwa Finansów sprawozdania w formie dokumentu i w formie elektronicznej z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Sprawozdania Rb-23, Rb-23 A, Rb-23 B, Rb-23 PRF, Rb-40, Rb-FM, Rb-FUS i Rb-FER są przekazywane wyłącznie w formie dokumentu.

Z powyższego przepisu wynika, że istnieją odrębne byty, takie jak forma dokumentu i forma elektroniczna, która dokumentem nie jest. Konsekwencją takiego rozumienia jest brak możliwości zlikwidowania papieru jako nośnika informacji w administracji. Paradoksalnie, to od służb finansowych zaczyna się zazwyczaj proces informatyzacji podmiotów.

Gdyby jednak – pomijając brak rozróżnienia formy i postaci, spróbować odczytać § 13 ust. 1 wyżej cytowanego rozporządzenia w znaczeniu logicznym – a więc, że sprawozdanie powinno mieć formę dokumentu i (jednocześnie, iloczyn logiczny) formę elektroniczną, wtedy można byłoby przyjąć, że sprawozdanie musi być wyłącznie elektroniczne, ponieważ ta cecha (forma elektroniczna) została zaznaczona jako konieczna, a jak wiemy, pojęcie „dokument” od czasu wejścia w życie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Ministerstwo Finansów i organy podatkowe niewątpliwie takimi są) nie jest już zarezerwowane wyłącznie dla papieru.

Z kolei § 13 ust. 2 powyższego rozporządzenia można byłoby zinterpretować tak, że wymienione w nim sprawozdania muszą być przekazane wyłącznie w formie dokumentu – i nie ma znaczenia ich postać – byle były dokumentem, a więc miały wszystkie niezbędne elementy struktury dokumentu wymienione w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych z 30 października 2006 r. (Dz.U. 2006 Nr 206, poz. 1517). Oczywiście dokument elektroniczny, by był dokumentem, niezależnie od wymienionych w rozporządzeniu metadanych, musi zawierać określone treści wynikające z przepisanej zawartości konkretnego sprawozdania, musi być elektronicznie podpisany itd.


Rysunek obrazuje związki między dokumentem, formą i postacią.

Rozpatrując obszary wspólne (iloczyn logiczny zbiorów), oznaczone na rysunku cyframi od 1 do 6, znajdujące się wewnątrz koła „Dokumenty” (obszary poza tym kołem nie są dokumentami) moglibyśmy przyporządkować do nich dokumenty dobrze nam znane:

  • dokument w formie pisemnej i postaci papierowej (treść wyrażona pismem, zaopatrzony w podpis własnoręczny) – 1;
  • dokument w formie pisemnej i postaci elektronicznej (treść wyrażona pismem, zaopatrzony w podpis elektroniczny) – 2;
  • zdjęcie na papierze fotograficznym opisane niezbędnymi metadanymi, podpisane podpisem własnoręcznym – 3;
  • zdjęcie wykonane aparatem cyfrowym, w jednym z formatów graficznych, opatrzone niezbędnymi metadanymi, podpisane elektronicznie – 4;
  • bloki kamienne utrwalające normy prawne starożytnych społeczności – 5;
  • nagranie dźwiękowe, zaopatrzone w niezbędne metadane, zapisane w postaci cyfrowej i podpisane elektronicznie – 6.

Oczywiście powyższy spis nie wymieni wszystkich możliwych kombinacji, jednak pokazuje rozdzielność pewnych istotnych cech czy sposobów wyrażania i przekazywania informacji.

W środowisku papierowym operuje się kartkami papieru, stronami, egzemplarzami – dokumenty o większej liczbie stron mogą być sfałszowane przez podmianę kartek – i chociaż podpis osoby uprawnionej czy autora na ostatniej stronie może być jak najbardziej autentyczny, dokument może mieć treść zmienioną w stosunku do tzw. oryginału. Z tego powodu w różnych sytuacjach podpisuje się wszystkie kartki. Dokumentów podpisanych elektronicznie tego typu problemy w ogóle nie dotyczą. Nie ma pojęcia „egzemplarz” (np. sformułowanie „dokument sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarzach” w środowisku elektronicznym pozbawiony jest sensu). Podobnie strony dokumentu są wprawdzie wizualizowane na ekranie, ale za to odpowiedzialny jest program – edytor tekstu – i nic nie stoi na przeszkodzie, by ten sam tekst bez utraty integralności dokumentu wyświetlać na stronach o różnych formatach, z różnymi marginesami, w układzie poziomym lub pionowym („widok”/„portret”), korzystając z czcionki różnej wielkości i kroju. Skoro tak jest, to należy postawić pytanie: Dlaczego wdrożenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami jest tak trudne i tak rzadko się udaje? O udanym wdrożeniu możemy bowiem mówić wtedy, i tylko wtedy, gdy wszyscy pracownicy danego podmiotu, a w szczególności jego kierownik używają owego systemu w odniesieniu do tworzenia wszystkich dokumentów, podpisują je elektronicznie, uznają za oryginały, a wszelkie wydruki traktowane są jako kopie oryginałów elektronicznych. Jest to zasadnicza zmiana rozumienia pojęcia oryginału. Warto w tym kontekście zastanowić się nad treścią art. 15 ust. 3a ustawy o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych z 20 lipca 2000 r. (Dz.U. Nr 62, poz. 718), tekst jednolity z 28 marca 2007 r. (Dz.U. Nr 68, poz. 449) z późn. Zmianami6, z której jednoznacznie wynika, że „oryginał” jest dokumentem papierowym.

3a. Wraz z wnioskiem, o którym mowa w ust. 3, dostarcza się akt normatywny lub inny akt prawny, w tym orzeczenie, również w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. Nr 64, poz. 565 oraz z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501). Dokument elektroniczny zawiera w swojej treści poświadczenie zgodności z oryginałem oraz opatruje się go bezpiecznym podpisem elektronicznym organu, który podpisał ten akt, znakowanym czasem w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.).

Należy w tym miejscu zwrócić uwagę, że powyższy przepis wymaga, by w treści dokumentu elektronicznego zawrzeć poświadczenie o zgodności z oryginałem (bo oczywiście oryginał jest papierowy). A co byłoby w sytuacji, gdyby to oryginał był elektroniczny – a kopia papierowa, wydrukowana z niego i poświadczona za zgodność treści z treścią elektronicznego oryginału?7

Taka treść przepisu konserwuje administrację papierową, kosztowną, archaiczną, bo nadal zmusza do utrzymywania papieru jako oryginału, przewożenia go z miejsca w miejsce, przechowywania w szafach, szczególnego chronienia itd. Ten jeden drobny element (ale powtarzający się w różnych przepisach, szczególnie w tych, które wymagają składania załączników o określonej wizualizacji – vide PIT-y itp.) przesądza o niemożności utworzenia prawdziwie taniej i sprawnej administracji. W tym samym czasie, w którym mówi się o kryzysie ekonomicznym, w którym wszystkie urzędy zdążyły zaopatrzyć się w kolejną generację sprzętu komputerowego i oprogramowania systemowego, w kraju, w którym istnieją sieci telekomunikacyjne, informatyki dzieci uczą się już powszechnie w szkołach, ale jeszcze wcześniej uczą się korzystać z Internetu – nadal trwa usilne już nie równanie, ale ciągnięcie w dół. Przeciwko postępowi technicznemu, przeciwko dążeniom obywateli chcącym mieć możliwość zdalnego dostępu do dóbr kultury, do usług urzędów. Pozornie może się wydawać, że nie istnieje związek między postacią dokumentów a poziomem życia; ale ten związek jest – i to bardzo silny. Dematerializacja dokumentów umożliwia znacznie szybsze prowadzenie spraw przy jednoczesnym podniesieniu komfortu pracy urzędników, przy odzyskaniu czasu traconego na poszukiwanie i docieranie do dokumentów i możliwości poświęcenia go na pracę merytoryczną. Zwróćmy uwagę na brzmienie art. 7 ustawy Prawo bankowe8; ten sektor doskonale poradził sobie z właściwym określeniem „forma pisemna”…

Elektronizacja dokumentów, takich jak np. akta stanu cywilnego, pozwoliłaby na znaczące zmniejszenie kosztów i oszczędność czasu osób pragnących zawrzeć związek małżeński, a pochodzących z odległych miejscowości. Samo tworzenie i przygotowywanie dokumentów można znacznie uprościć i zautomatyzować. Problemy występujące przy próbie utworzenia „jednego okienka” dla przedsiębiorcy przy ewidencji działalności gospodarczej wyraźnie pokazują, jak trudno uwolnić się od papieru, mimo iż wszyscy uczestnicy tego procesu są oficjalnie za elektronizacją i uproszczeniem procesu. Pojawiają się bowiem bariery przepływu informacji między poszczególnymi instytucjami – brak możliwości bezpośredniego przekazywania dokumentów w postaci elektronicznej w sposób prosty, a jednocześnie zapewniający bezpieczeństwo dokumentów."

Analiza potrzeb co do właściwości dokumentu elektronicznego prowadzi do rozważań dotyczących jego struktury. O ile dokument papierowy był „płaski” – wyglądał jak wyglądał (dlatego taki tytuł niniejszego artykułu), o tyle dokument elektroniczny zbudowany jest zupełnie inaczej. Wygląda tak, jak zostanie zwizualizowany przez program umiejący zinterpretować tworzący go zbiór zer i jedynek. Wygląda jak papierowy i można go w tej wizualizacji utrwalić na papierze przez stworzenie kopii – ale tak naprawdę ma on pewne warstwy informacyjne czy też funkcjonalne odpowiedzialne za inne sprawy.

W dokumencie ważna jest treść, którą niesie. Ważne są także inne dodatkowe dane, nie będące treścią samego dokumentu, ale opisujące go. Zostało to uregulowane w przepisach. Takie rozbijanie dokumentu na warstwy funkcjonalne ma głęboki sens. A mianowicie, informacja w czystej postaci nie zawiera atrybutów związanych z krojem czcionki, jej wielkością, czyli tym, co wiąże się z wizualizacją i estetyką pisma. Natomiast zawiera coś, co moglibyśmy nazwać brzmieniem (mówimy tu o dokumencie tekstowym, nie o obrazach). Dokument taki w sensie informacyjnym zostanie jednakowo odebrany zarówno przez osobę widzącą, niesłyszącą, jak i niewidomą (po odczytaniu go przez człowieka lub oprogramowanie dokonujące konwersji tekstu pisanego na mówiony). Owa warstwa informacyjna też może być rozłożona jeszcze na dwa składniki, jeżeli np. powstała jako kompozyt – część danych z baz, a część z pewnego szablonu, stałego wzoru.

Dobrą ilustracją może tu być tzw. Korespondencja seryjna, kiedy pismo o tej samej treści uzupełniane jest np. nazwiskami i adresami osób, do których jest kierowane. Wyobraźmy sobie, że tworzymy pisma kierowane do osób potencjalnie uprawnionych do uzyskania pomocy społecznej. Jednak jej uzyskanie może być uwarunkowane dostarczeniem innego dokumentu lub złożeniem oświadczenia. Treść stała pochodząca z przygotowanego wcześniej szablonu może i musi być dokładnie sprawdzona, by dostosowywała się do sytuacji – w zależności od płci osoby, do której jest kierowana. Wszystkie elementy zmienne pochodzić będą z bazy danych – i zostaną połączone z szablonem, tak że ostatecznie powstanie wielostronicowy plik składający się z tylu powtórzeń pojedynczego pisma, ilu jest adresatów. Plik taki może być jednak objętościowo bardzo duży, i w dodatku będzie zawierać powtarzające się elementy. Można zatem spróbować podejść do tego w inny sposób: przyjąć, że są dwa odrębne pliki: szablon (główna treść pisma, na której uwidocznione jest także imię, nazwisko i stanowisko osoby podpisującej) i towarzysząca mu baza. Jeśli osoba mająca prawo do podpisania papierowych kopii pism podpisze elektronicznie plik archiwum, w którym spakowane są oba pliki służące do wygenerowania pojedynczych indywidualnych pism kierowanych do poszczególnych adresatów, to można uznać, że podpisała jednym podpisem wszystkie dokumenty, zapewniła integralność danych służących do utworzenia wszystkich dokumentów. W dalszym ciągu z obu plików powinny być wygenerowane pisma, które już w swej treści zawierać muszą wszystko, co składa się na kompletne pismo, tak by osoba wysyłająca je do adresatów nie musiała dokonywać żadnych ingerencji – by pismo drukowane na papierze było wierną i odtwarzalną kopią tego, co zostało podpisane elektronicznie.

Jakie to ma znaczenie praktyczne? Po pierwsze – zdecydowanie mniejsza jest pracochłonność przygotowania dokumentów. Po drugie – istnieje elektroniczny oryginał znajdujący się w dyspozycji twórcy dokumentu, zarejestrowany w systemie, a więc bardzo bezpieczny. Po trzecie, zawsze można odtworzyć wszystkie dokumenty, które składały się na ową edycję. Po czwarte, gdyby z jakichś względów trzeba było zabezpieczyć interes adresata w sposób, do którego przywykł (pieczątka, podpis odręczny), można byłoby każdy dokument odpowiednio ostemplować (za zgodność treści tego dokumentu z treścią elektronicznego oryginału) – co mógłby zrobić dowolny upoważniony pracownik, a niekoniecznie np. wójt, burmistrz czy prezydent.

Drugą warstwą jest warstwa prezentacyjna, czyli część dokumentu elektronicznego odpowiedzialna za wizualizację, a więc odpowiednią prezentację tekstu w rozumieniu kroju i wielkości użytych czcionek, rozłożenia go na powierzchni kartki, wzbogacenia wydruku o elementy graficzne itp.

Powyższy sposób pojmowania dokumentów elektronicznych można jeszcze lepiej zobrazować przykładami istniejących i funkcjonujących systemów regionalnych tworzonych przez samorządową administrację publiczną szczebla regionalnego (wojewódzkiego) – np. SEKAP9 i administrację rządową – ePUAP.10 Czytelnik niniejszego artykułu może samodzielnie sprawdzić funkcjonowanie takich platform.

Wracając do warstwy informacyjnej, to, jak wspominałem, zawierać może ona elementy pochodzące z bazy danych, elementy zmienne, indywidualne, wprowadzane w pola arkusza potocznie nazywanego formularzem. Dobrym przykładem może być tutaj tzw. formularz ekranowy, który zawiera pola wypełniane przez interesanta. Może on mieć mechanizmy zapewniające minimalizację liczby błędów, jakie mogłyby wystąpić przy jego wypełnianiu (podpowiadanie formatu daty lub udostępnianie kalendarza, sprawdzanie poprawności formalnej numeru PESEL itp.), może się częściowo sam wypełniać wcześniej znanymi systemowi danymi zawartymi w profilu użytkownika itd.

Formularz ekranowy służący do wprowadzania danych w ogóle nie musi przypominać formularza finalnego; może być pionową listą kolejno wypełnianych pól. Po wprowadzeniu wszystkich żądanych przez system danych następuje wizualizacja formularza wymagana przepisami. Po podpisaniu podpisem elektronicznym zarówno wprowadzone dane (pochodzące od interesanta), jak i dane służące do utworzenia wizualizacji formularza zostają łącznie podpisane i tworzą integralną „paczkę”, dostarczaną przez system do Elektronicznej Skrzynki Podawczej, która zwraca interesantowi Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia. Wszystko odbywa się automatycznie – i stanowi dowód określonego postępowania, tworząc elektroniczne dokumenty. Naturalnie możliwe jest wydrukowanie (a więc stworzenie kopii papierowych) wszystkich dokumentów mających postać elektroniczną. Warto zwrócić uwagę, że w tym przypadku wydruk odbywa się na kartkach papieru należących do strony, która chce mieć takowy wydruk. Jest to sytuacja zupełnie inna niż wtedy, gdy za pomocą pieczątek i odręcznych podpisów tworzony był tzw. oryginał, który należało przesyłać papierową pocztą.

Często sam nośnik może mieć kluczowe znaczenie przy badaniu autentyczności informacji, która jest na nim zapisana. Dużo na ten temat mogliby powiedzieć eksperci badający autentyczność obrazów malowanych przed wiekami. W środowisku elektronicznym nośnik ma zupełnie inną rolę i inne znaczenie praktyczne. Jego podstawową funkcją jest możliwość zachowania przez pewien czas treści, jakie zostały na nim zapisane, bez względu na ich rodzaj – czy będą obrazami, treścią, zapisem dźwiękowym, filmem czy pewną kompozycją wymienionych. Od zrozumienia tej specyfiki dwóch rozłącznych środowisk (papierowego i elektronicznego) uzależniona jest bowiem możliwość elektronizacji/informatyzacji pewnych ważnych obszarów działalności pracowników administracji. Otóż, to pojęcie dokumentu sprawia najwięcej kłopotów interpretacyjnych. Dla wielu ludzi dokument musi się dać ująć w dłoń, bezpośrednio ogarnąć zmysłami ludzkimi – wzrokiem i dotykiem – bez użycia narzędzi dodatkowych. A przecież istnieje pojęcie dokumentu elektronicznego.11 Podobnie jest z pojęciem pisemności. Powszechnie przyjmuje się, że „pisemnie” czy „na piśmie” oznacza „na papierze”. Dopóki dokumenty były wyłącznie papierowe, owe sformułowania, jako oczywiste, nie stwarzały problemów. Od czasu jednak wprowadzenia do porządku prawnego dokumentu elektronicznego funkcjonującego w innej przestrzeni informacyjnej pojawiają się trudności interpretacyjne z uwagi na niedostosowanie przepisów prawa do jednoczesnego istnienia i funkcjonowania papierowej i elektronicznej przestrzeni informacyjnej.

Kajetan Wojsyk

 


1 Zob. np. T. Tomaszewski, Nieautentyczność podpisu sukcesem ekspertyzy, „Człowiek i Dokumenty” nr 13, wyd. PWPW, Warszawa 2009.
2 Tenże, Kryminalistyczne badania pisma ręcznego a alibi, „Człowiek i Dokumenty” nr 11, wyd. PWPW, Warszawa 2008.
3 Według ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne z dn. 17 lutego 2005 (Dz.U. 2005 Nr 64, poz. 565 z późn. zm.) dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych.
4 Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dn. 16 maja 2006, Dz.U. 2006 Nr 97, poz. 673 z późn. zm.
5 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych z dn. 2 listopada 2006 r., Dz.U. 2006 Nr 206, poz. 1519.
6 Ustawa o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych z dn. 20 lipca 2000 r., Dz.U. Nr 62, poz. 718; tekst jednolity z dn. 28 marca 2007 r.,Dz.U. Nr 68, poz. 449 z późn. zm.
7 Warto zapoznać się z treścią artykułów prof. T. Widły, O zaufaniu do dokumentów, cz. I i II, „Człowiek i Dokumenty” nr 12 i 13, wyd. PWPW, Warszawa 2009.
8 Ustawa Prawo bankowe z dn. 29 sierpnia 1997 r., Dz.U. Nr 140, poz. 939; tekst jednolity z dn. 13 maja 2002 r., Dz.U. Nr 72, poz. 665 z późn. zm.
9 https://www.sekap.pl
10 http://epuap.gov.pl
11 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych z dn. 30 października 2006 r., Dz.U. Nr 206, poz. 1517.



« powrót
Wydrukuj stronę Wersja do druku